Zásady ochrany osobných údajov

1. Kto spracúva údaje

Službu Taktovka (ďalej „služba“) prevádzkuje osoba uvedená nižšie (ďalej „my“ alebo „prevádzkovateľ služby“).

V otázkach osobných údajov nás kontaktujte na hello@taktovka.com. Zodpovednú osobu (DPO) sme nevymenovali, pretože nám to čl. 37 GDPR neukladá.

2. Prevádzkovateľ a sprostredkovateľ

V Taktovke vystupujeme v dvoch rolách podľa toho, o aké údaje ide:

• Sme prevádzkovateľ údajov o používateľských účtoch — kto sa prihlasuje, ako a kedy (časť 3). Za tieto údaje zodpovedáme priamo my.
• Sme sprostredkovateľ údajov o zamestnancoch, ktoré do služby vloží zamestnávateľ — rozpis, dochádzka, neprítomnosti (časť 4). Prevádzkovateľom je zamestnávateľ (náš zákazník), ktorý rozhoduje, koho do rozpisu zaradí a prečo. My tieto údaje spracúvame iba podľa jeho pokynov a na základe zmluvy o spracúvaní osobných údajov podľa čl. 28 GDPR, ktorá je súčasťou obchodných podmienok.

Ste zamestnanec a chcete vedieť, prečo je vaše meno v rozpise, alebo žiadate o výmaz? Obráťte sa najprv na svojho zamestnávateľa. Ak nám žiadosť pošlete priamo, postúpime ju mu bez zbytočného odkladu.

3. Údaje o používateľskom účte

Tieto údaje spracúvame ako prevádzkovateľ.

Poskytnutie e-mailu je podmienkou vytvorenia účtu, bez neho sa nedá prihlásiť. Nerobíme automatizované rozhodovanie ani profilovanie s právnymi účinkami podľa čl. 22 GDPR. Newsletter ani marketingové e-maily bez vášho súhlasu neposielame; jednotlivé pracovné listy organizáciám a firmám na ich zverejnené adresy opisuje časť 9.

4. Údaje zamestnancov v rozpise

Tieto údaje do služby vkladá zamestnávateľ a my ich spracúvame ako sprostredkovateľ. Zamestnávateľ ich spravidla spracúva na plnenie pracovnej zmluvy a povinností zo Zákonníka práce (čl. 6 ods. 1 písm. b) a c) GDPR) — napríklad oznámenie rozvrhu podľa § 90 a evidencia pracovného času podľa § 99.

PN a OČR. Samotná informácia, že je človek práceneschopný, môže byť údajom o zdraví (čl. 9 GDPR). Taktovka neukladá diagnózu ani lekárske potvrdenia; poznámku k neprítomnosti by zamestnávateľ nemal používať na zdravotné informácie.

Čo nespracúvame. Dochádzka funguje cez QR kód na prevádzke. Nezisťujeme polohu telefónu (GPS) a nepoužívame odtlačky prstov, tvár ani iné biometrické údaje. Aj QR dochádzka je kontrolný mechanizmus podľa § 13 ods. 4 ZP: zamestnávateľ o nej ľudí vopred informuje a ak má zástupcov zamestnancov, prerokuje ju s nimi.

5. Sprostredkovatelia a prenosy

Údaje nepredávame a neposkytujeme ich na marketing. Pri prevádzke služby využívame týchto sprostredkovateľov (pri údajoch zamestnancov ide o ďalších sprostredkovateľov podľa čl. 28 ods. 2 GDPR):

Keď firma vytvorí kľúč k API alebo si používateľ pripojí AI asistenta cez MCP, odovzdáme údaje v rozsahu udelených oprávnení systému, ktorý si firma alebo používateľ sám vybral. Jeho poskytovateľ nie je náš sprostredkovateľ a údaje u neho spracúva podľa zmluvy s tým, kto pripojenie zriadil.

Keď si firma zaplatí tarifu, platbu spracúva Polar Software, Inc. (USA), ktorý službu predáva ako náš predajca. Od nás dostane e-mail a meno vlastníka firemného účtu a fakturačné údaje firmy; údaje o karte zadáva zákazník priamo na jeho platobnej stránke. Tieto údaje Polar spracúva ako samostatný prevádzkovateľ podľa vlastných zásad ochrany súkromia. Údaje zamestnancov z rozpisu Polar nedostáva.

Údaje môžeme poskytnúť aj orgánom verejnej moci, ak nám to ukladá zákon (napríklad súd alebo polícia), a našim účtovným a právnym poradcom, ktorí sú viazaní mlčanlivosťou. Zoznam ďalších sprostredkovateľov pre údaje zamestnancov s históriou zmien vedieme na stránke Ďalší sprostredkovatelia; zmenu oznámime zákazníkom e-mailom najmenej 30 dní vopred.

6. Cookies

Cookies nevyhnutné na fungovanie služby (prvá tabuľka) používame bez súhlasu podľa § 109 ods. 8 zákona č. 452/2021 Z. z. o elektronických komunikáciách. Analytické a reklamné cookies (druhá tabuľka) nastavíme len na verejných stránkach webu a len vtedy, keď s nimi v lište súhlasíte (čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR). Kým nesúhlasíte, prehliadač od Google ani od Microsoftu nič nenačíta. V aplikácii (rozpis, dochádzka, aplikácia pre zamestnancov) sa analytika ani reklamné meranie nepoužíva nikdy.

Súhlas môžete kedykoľvek zmeniť alebo odvolať v nastaveniach cookies ; odvolaním sa analytické a reklamné cookies zmažú. Súhlas si pamätáme 6 mesiacov, potom sa spýtame znova.

Len so súhlasom, len na verejných stránkach:

Aplikácia pre zamestnancov je PWA: prehliadač si do vyrovnávacej pamäte uloží súbory aplikácie (skripty, štýly, ikony), aby sa rýchlo načítala. Osobné údaje sa tam neukladajú. Cookies a pamäť zmažete v nastaveniach prehliadača.

7. Pomocník s umelou inteligenciou

Na stránkach a v aplikácii je pomocník, ktorý odpovedá na otázky o službe a o pravidlách Zákonníka práce. Odpovedá jazykový model spoločnosti Google. Používate ho dobrovoľne: pokiaľ v okne pomocníka nepotvrdíte, že rozumiete, neodošle sa nikam nič.

• Čo sa odosiela. Text, ktorý napíšete, jazyk a adresa stránky, na ktorej ste, a úryvky našich vlastných článkov, cenníka a návodov. Keď sa pýtate na kontrolu rozpisu, pošle sa aj znenie porušených pravidiel z obrazovky, bez mien a bez identifikátorov zamestnancov. Druh neprítomnosti (PN, OČR) ani nahlásenú dostupnosť konkrétneho človeka neodosielame nikdy.
• Čo do pomocníka nepíšte. Mená, adresy, rodné čísla ani zdravotné údaje zamestnancov. Na otázku o konkrétnom človeku nám radšej napíšte e-mailom.
• Ako dlho to uchovávame. Rozhovor uchovávame 90 dní od poslednej správy, aby sme vedeli odpovedať na nadviazanú otázku a zlepšovať naše články; potom ho vymažeme. Ak rozhovor pošlete našej podpore tlačidlom v okne, uchovávame ho ako bežnú e-mailovú komunikáciu.
• Kto ho spracúva. Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA (Gemini API) ako náš sprostredkovateľ; prenos na základe EU-US Data Privacy Framework a štandardných zmluvných doložiek. Používame platenú službu, pri ktorej poskytovateľ texty nepoužíva na trénovanie svojich modelov.
• Právny základ. Náš oprávnený záujem odpovedať na otázky o službe (čl. 6 ods. 1 písm. f GDPR) a pri prihlásenom používateľovi plnenie zmluvy (písm. b).

Odpoveď pripravuje stroj z našich vlastných textov, takže sa môže pomýliť alebo text nesprávne pochopiť. Nie je to právna rada a nenahrádza inšpektorát práce ani advokáta. Ak si odpoveďou nie ste istí, napíšte nám.

Toto platí pre pomocníka na stránkach a v aplikácii. Asistent vo WhatsAppe pracuje aj s údajmi z rozpisu a má vlastné pravidlá v nasledujúcej časti.

8. Asistent vo WhatsAppe

Skrátene. Vaše správy vidia WhatsApp (Meta), Kapso, Google a pri kontrole kvality aj my, nie váš zamestnávateľ. Používanie je dobrovoľné a súhlas odvoláte odpojením čísla v profile. Do správ nepíšte údaje o zdraví.

Asistent vo WhatsAppe je doplnok, ktorý si firma zapína sama. Keď je zapnutý, môže si človek v profile pripojiť svoje telefónne číslo a vo WhatsAppe sa pýtať na svoje zmeny alebo posielať žiadosti o voľno a dostupnosť. Nič sa nezmení, kým to človek nepotvrdí tlačidlom. Je to dobrovoľné: to isté sa dá urobiť v aplikácii a nič sa nestane tomu, kto asistenta nepoužije.

• Kto vidí vaše správy. WhatsApp (Meta Platforms Ireland Limited), Kapso, Inc. a Google, ktorej jazykový model odpovedá. Môžeme ich čítať aj my, keď kontrolujeme kvalitu odpovedí a hľadáme zneužitie. Váš zamestnávateľ vaše správy nevidí. Uvidí len to, čo cez asistenta zapíšete, napríklad žiadosť o voľno, rovnako ako keby ste ju zapísali v aplikácii.
• Čo sa odosiela. Vaše telefónne číslo a meno profilu vo WhatsAppe, text správ a odpovedí, čas a stav doručenia. Na odpoveď asistent z aplikácie načíta to, čo tam vidíte aj vy: vaše zmeny, žiadosti, dostupnosť a zostatok dovolenky. Vedúci a vlastník cez neho vidia aj rozpis tímu s menami a pozíciami. Kontakty, hodinové sadzby a dátumy narodenia asistent nedostane.
• Zdravie. Do správ nepíšte diagnózy ani iné údaje o zdraví. Druh neprítomnosti PN a OČR asistent z aplikácie nikdy nenačíta, vidí len „neprítomnosť“. Ak sami napíšete o svojej chorobe, je to súčasť vašej správy a súhlas s pripojením čísla sa vzťahuje aj na to (čl. 9 ods. 2 písm. a) GDPR).
• Kto je prevádzkovateľ. Číslo, správy a odpovede asistenta spracúvame my ako prevádzkovateľ. Údaje z rozpisu a zo žiadostí, ktoré asistent číta a zapisuje, patria zamestnávateľovi a spracúvame ich ako jeho sprostredkovateľ. Jeho pokynom je zapnutie doplnku, pri ktorom vlastník firmy potvrdil, kto správy spracúva, a že zamestnancov informoval.
• Právny základ. Váš súhlas (čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR). Dáte ho pripojením čísla: v profile potvrdíte text o tom, kto správy spracúva, a z telefónu odošlete kód. Súhlas nie je podmienkou zamestnania ani prístupu k rozpisu. Odvoláte ho odpojením čísla v profile; platí od odpojenia a doterajšie spracúvanie tým nie je dotknuté. Ochranu pred zneužitím (limit 60 správ na osobu za deň, odfiltrovanie opakovaných doručení) robíme na základe oprávneného záujmu (písm. f).
• Ako dlho to uchovávame. Rozhovor 90 dní od poslednej správy, potom ho vymažeme. Záznam o pripojení čísla po odpojení vymažeme do 30 dní. V Kapso sa správy mažú po 90 dňoch a kontakt s číslom pri odpojení vymažeme aj tam; pri pripojení nového čísla alebo pri odchode z firmy ho vymaže až mazanie správ. Ako dlho správy uchováva Meta, určujú jej vlastné zásady WhatsAppu.
• Prenosy mimo EÚ. Kapso spracúva údaje v USA a v Čile na základe štandardných zmluvných doložiek, Meta v EÚ a v USA na základe EU-US Data Privacy Framework a štandardných zmluvných doložiek, Google prenos na základe EU-US Data Privacy Framework a štandardných zmluvných doložiek. Podrobnosti sú na stránke Ďalší sprostredkovatelia.
• Čo asistent nerobí. Nič nezmení bez vášho potvrdenia tlačidlom „Áno“, nič neschvaľuje ani nezverejňuje a nemení nastavenia. Odpovedá len na veci v Taktovke. Je to stroj a môže sa pomýliť: čo vám uložil, skontrolujte v aplikácii.

Kapso a Meta sú ďalší sprostredkovatelia firiem, ktoré doplnok zapli. Na stránke Ďalší sprostredkovatelia sú od 6. 10. 2026, použiť sa dajú od 7. 10. 2026.

9. Pracovné listy organizáciám a firmám

Poskytovateľom sociálnych služieb, ich združeniam a slovenským firmám a živnostníkom, ktorí pracujú na zmeny (napríklad obchodom, hotelom, lekárňam či strážnym službám), občas napíšeme pracovný list o rozpise služieb alebo zmien. Píšeme len na adresu, ktorú organizácia alebo podnikateľ sám zverejnil, a každý list uvádza, kde sme ju našli. Do Česka takéto listy neposielame.

Údaje berieme z verejných zdrojov:

• z Registra poskytovateľov sociálnych služieb (IS SoS, sos.mpsvr.gov.sk): poskytovateľov, ich zariadenia a adresy;
• z otvorenej mapy OpenStreetMap (openstreetmap.org, © prispievatelia OpenStreetMap, licencia ODbL): prevádzky, ich druh, obec, web a e-mail, ak ho tam prevádzka má;
• z webu samotnej firmy: e-mail zo stránky Kontakt. Prečítame najviac štyri stránky, riadime sa súborom robots.txt a predstavujeme sa ako TaktovkaBot (taktovka.com/bot);
• z Registra účtovných závierok (registeruz.sk) a Registra právnických osôb Štatistického úradu SR: IČO, právnu formu, odvetvie (SK NACE) a veľkostnú kategóriu podľa počtu zamestnancov;
• z ponúk práce na portáli Služby zamestnanosti (sluzbyzamestnanosti.gov.sk), ktoré hľadajú ľudí na zmeny: IČO a údaje firmy, či ponuky spomínajú zmeny alebo nočnú prácu, ich počet a kedy sme ich videli. Kontaktné osoby, telefóny, e-maily ani text ponuky si neukladáme a adresu z ponuky na list nepoužijeme;
• z otvorených dát Trnavského samosprávneho kraja (zoznam lekární, licencia CC BY 4.0): prevádzkovateľa lekárne, obec, zverejnený e-mail a web;
• z Registra sociálnych podnikov (MPSVR): IČO, právnu formu, obec, predmet činnosti a zverejnený e-mail.

Ukladáme si názov, IČO, obec a kraj, právnu formu, odvetvie, veľkostnú kategóriu, počet prevádzok, adresu webu, e-mail a to, kde sme ho našli, a kedy a ktoré stránky webu sme čítali. Pri poskytovateľoch sociálnych služieb aj údaje o zariadeniach z registra. K tomu naše listy a odpovede s dátumami (len text nad citáciou, prílohy nie). Telefónne čísla, otváracie hodiny ani mená štatutárov si neukladáme. U živnostníka môže byť meno súčasťou obchodného mena, a odpoveď registra, ktorá ho obsahuje, si necháme najviac 90 dní.

Právnym základom je oprávnený záujem ponúknuť organizácii alebo firme službu, ktorá sa jej môže hodiť (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR); e-mail na zverejnený kontakt právnickej osoby alebo fyzickej osoby podnikateľa dovoľuje § 116 ods. 15 zákona č. 452/2021 Z. z. o elektronických komunikáciách. Proti tomuto spracúvaniu môžete kedykoľvek namietať (čl. 21 GDPR).

Jednej organizácii alebo firme pošleme najviac tri listy. Odchádzajú z nášho vlastného poštového servera, nie cez službu na hromadné e-maily, a nesledujeme, či ich niekto otvoril alebo klikol na odkaz.

Ak si ďalšie listy neželáte, stačí odpovedať „nie“ alebo napísať na hello@taktovka.com. Adresu a IČO zapíšeme na zoznam, kam už nepíšeme, a text rozhovoru do 30 dní vymažeme; na zozname zostane len adresa a IČO, aby sme omylom nenapísali znova. Inak listy uchovávame dva roky od posledného z nich. Firmu, ktorej sme nenapísali, vymažeme, keď ju rok nenájdeme v žiadnom zo zdrojov.

10. Ako dlho údaje uchovávame

• Účet — počas trvania účtu; po jeho zrušení údaje vymažeme do 30 dní.
• Prihlasovacie kódy a ich IP adresy — kód platí niekoľko minút; záznam uchovávame 90 dní na účely obmedzenia pokusov.
• Rozhovory s pomocníkom — 90 dní od poslednej správy, potom ich vymažeme.
• Asistent vo WhatsAppe — rozhovory 90 dní od poslednej správy; záznam o pripojenom čísle do 30 dní po odpojení (časť 8).
• Kľúče k API a pripojenia asistentov — záznam o kľúči a o súhlase počas trvania firemného účtu, aj po ich zrušení, aby bolo vidieť, kto a kedy mal prístup. Prístupové tokeny asistenta vymažeme deň po skončení ich platnosti.
• Technické záznamy servera — 30 dní, záznamy o bezpečnostných incidentoch do ich uzavretia.
• Údaje firmy a jej zamestnancov — kým ich zákazník používa. Zamestnávateľ ich môže kedykoľvek upraviť alebo vymazať. Po ukončení zmluvy zostane účet 60 dní dostupný len na čítanie a export, potom údaje vymažeme; zo záloh zmiznú najneskôr do ďalších 35 dní.
• Žiadosť o neziskový program a žiadosť o pomoc s prenosom — počas trvania firemného účtu, vymažú sa spolu s ním.
• Žiadosť o zavolanie — e-mail so žiadosťou uchovávame 12 mesiacov ako doklad, že ste si hovor vyžiadali (§ 116 ods. 14 zákona o elektronických komunikáciách), potom ho vymažeme. Inde meno ani číslo neukladáme.
• Pracovné listy organizáciám a firmám — dva roky od posledného listu; po odpovedi „nie“ text rozhovoru do 30 dní, na zozname „už nepísať“ zostane len adresa a IČO. Firmu, ktorej sme nenapísali, rok po tom, čo sme ju naposledy našli v zdrojoch; odpovede registrov 90 dní (časť 9).
• Odpoveď „Odkiaľ o nás viete?“ a záznam o odporúčaní — počas trvania firemného účtu, vymažú sa spolu s ním.
• Faktúry — 10 rokov podľa § 35 zákona o účtovníctve.

Zamestnávateľ je sám zodpovedný za to, ako dlho uchováva evidenciu pracovného času a ďalšie pracovnoprávne záznamy; Taktovka ich za neho automaticky nemaže.

11. Zabezpečenie

• Všetka komunikácia je šifrovaná (HTTPS/TLS).
• Údaje každej firmy sú v databáze oddelené na úrovni riadkov (row-level security), takže jedna firma nevidí údaje inej ani pri chybe v aplikácii.
• Prihlasovacie kódy ukladáme iba ako HMAC odtlačok, počet pokusov je obmedzený.
• Zverejnené verzie rozpisu, potvrdenia a auditný záznam sa po zápise nedajú meniť.
• Databáza nie je dostupná z internetu; prístup k serverom a zálohám má iba prevádzkovateľ služby.

Ak dôjde k porušeniu ochrany osobných údajov, oznámime ho dozornému orgánu do 72 hodín (čl. 33 GDPR) a pri údajoch zamestnancov bez zbytočného odkladu zákazníkovi.

12. Vaše práva

Podľa GDPR máte právo:

• na prístup k údajom a ich kópiu (čl. 15),
• na opravu nesprávnych údajov (čl. 16),
• na vymazanie (čl. 17), ak ich už nepotrebujeme alebo sa nespracúvajú zákonne,
• na obmedzenie spracúvania (čl. 18),
• na prenosnosť údajov v strojovo čitateľnom formáte (čl. 20),
• namietať proti spracúvaniu na základe oprávneného záujmu (čl. 21),
• podať sťažnosť dozornému orgánu.

Žiadosť pošlite na hello@taktovka.com. Odpovieme do jedného mesiaca, bezplatne. Aby sme údaje nevydali niekomu inému, môžeme overiť, že ste to vy — napríklad prihlásením do účtu.

Dozorným orgánom na Slovensku je Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27, dataprotection.gov.sk. V Česku je to Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, uoou.gov.cz.

13. Zmeny zásad

Zásady aktualizujeme, keď pribudne funkcia alebo sprostredkovateľ. Dátum účinnosti je uvedený hore; o podstatných zmenách informujeme vlastníkov firemných účtov e-mailom najmenej 14 dní vopred.

Pravidlá používania služby nájdete v obchodných podmienkach.