2. Text informácie
Informácia o spracúvaní osobných údajov pri rozpise zmien a evidencii pracovného času
Kto je prevádzkovateľ
Prevádzkovateľom je [DOPLNIŤ: obchodné meno zamestnávateľa], so sídlom [DOPLNIŤ: adresa], IČO [DOPLNIŤ: IČO]. Kontakt pre otázky o osobných údajoch: [DOPLNIŤ: e-mail alebo telefón].[DOPLNIŤ: Ak máte zodpovednú osobu (DPO), uveďte jej kontakt; inak vetu vymažte]
Na aký účel a na akom základe
| Účel | Právny základ |
|---|---|
| Rozvrhnutie pracovného času do zmien a jeho oznámenie (§ 90 Zákonníka práce) | Čl. 6 ods. 1 písm. b) a c) GDPR (pracovná zmluva alebo dohoda a povinnosť zo Zákonníka práce) |
| Evidencia pracovného času, práce nadčas a nočnej práce (§ 99 Zákonníka práce) | Čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR |
| Kontrola pracovného času, odpočinku a pravidiel pre mladistvých (§ 85, § 92, § 93, § 174 Zákonníka práce) | Čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR |
| Evidencia dovoleniek a prekážok v práci, podklady pre mzdy | Čl. 6 ods. 1 písm. b) a c) GDPR; pri PN a OČR čl. 9 ods. 2 písm. b) GDPR |
| Výmena zmien medzi kolegami a žiadosti o voľno cez aplikáciu | Čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR |
Aké údaje
Meno a priezvisko, pracovný e-mail alebo telefón, pozícia a prevádzka, druh zmluvy a dohodnutý rozsah pracovného času, [DOPLNIŤ: hodinová sadzba — ak ju do aplikácie zadávate], zmeny v rozpise a potvrdenie, že ste rozpis videli, dostupnosť, dovolenky a neprítomnosti, príchody a odchody. Dátum narodenia evidujeme len u zamestnancov mladších ako 18 rokov, pretože nám to ukladá § 171 ods. 2 Zákonníka práce.
Pri práceneschopnosti a ošetrovaní člena rodiny evidujeme iba druh a obdobie neprítomnosti, nikdy diagnózu. Druh neprítomnosti vidia len vedúci a osoby poverené mzdami; kolegovia nanajvýš to, že nie ste k dispozícii.
Kto údaje uvidí
- Kolegovia z tej istej prevádzky: vaše meno, pozíciu a zmeny v zverejnenom rozpise.
- Vedúci a osoby poverené mzdami: údaje potrebné na plánovanie a mzdy.
- Sprostredkovateľ: rozpis vedieme v aplikácii Taktovka, ktorú prevádzkuje Alexandr Murzin. Údaje spracúva len podľa našich pokynov; jeho ďalší sprostredkovatelia sú uvedení na taktovka.com/sprostredkovatelia.
- [DOPLNIŤ: mzdová účtovníčka / externá mzdová kancelária, ak ju máte], a orgány verejnej moci, ak to ukladá zákon (napríklad inšpektorát práce).
Údaje sa ukladajú v EÚ. Pri zabezpečenom spojení a prihlásení účtom Google môžu prejsť aj do USA na základe rozhodnutia o primeranosti EU-US Data Privacy Framework.
Ako dlho
Počas trvania pracovného pomeru a potom po dobu, ktorú určujú predpisy o evidencii a archivácii — [DOPLNIŤ: lehota podľa vášho registratúrneho poriadku, napr. evidencia pracovného času X rokov]. Kontaktné údaje a prístup do aplikácie zrušíme po skončení pracovného vzťahu.
Vaše práva
Máte právo na prístup k údajom, ich opravu, vymazanie a obmedzenie spracúvania, pri údajoch spracúvaných na základe zmluvy aj na ich prenosnosť (čl. 15 až 20 GDPR). Svoje zmeny, rozpis a neprítomnosti vidíte priamo v aplikácii. Žiadosť pošlite na kontakt vyššie. Máte aj právo podať sťažnosť na Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27.
Uvedenie údajov potrebných na rozpis a evidenciu je zákonnou a zmluvnou požiadavkou; bez nich vás nemôžeme zaradiť do zmien. Automatizované rozhodovanie s právnymi účinkami nerobíme: upozornenia aplikácie na porušenie pravidiel posudzuje vždy vedúci.
3. Doplnok pri dochádzke
Ak zapnete dochádzku cez QR kód, ide o kontrolný mechanizmus podľa § 13 ods. 4 Zákonníka práce. Rozsah, spôsob a dobu kontroly musíte vopred prerokovať so zástupcami zamestnancov (ak ich máte) a zamestnancov o nich informovať. Do informácie doplňte:
Od [DOPLNIŤ: dátum] zaznamenávame príchod a odchod naskenovaním QR kódu na prevádzke [DOPLNIŤ: názov prevádzky].Ukladá sa čas, prevádzka a spôsob záznamu. Polohu telefónu, fotografie ani biometrické údaje nezaznamenávame. Záznamy slúžia len na evidenciu pracovného času a mzdy, nie na hodnotenie výkonu. Ručnú opravu záznamu robí vedúci s uvedením dôvodu a vy ju vidíte v aplikácii. Kontrola platí na dobu [DOPLNIŤ: neurčitú / do …]. [DOPLNIŤ: Prerokované so zástupcami zamestnancov dňa … — alebo vymažte, ak zástupcov nemáte]
Pravidlá pre zamestnancov (dobrovoľnosť vlastného telefónu, čo robiť bez signálu, prestávky, zaokrúhľovanie a opravy) upravte vo vzore vnútorného predpisu o dochádzke.
4. Doplnok pri kontrole pri odovzdaní zmeny
Pri kontrole pri odovzdaní zmeny zamestnanec na konci zmeny spočíta vybrané položky skladu a ďalší zamestnanec počty prevezme. Vedúci potom pri každom období medzi dvoma kontrolami vidí spotrebu týchto položiek vedľa toho, kto bol vtedy na zmene. Keďže sa tu spájajú záznamy o tovare so záznamami o tom, kto bol v práci, postupujte ako pri dochádzke: rozsah, spôsob a dobu kontroly vopred prerokujte so zástupcami zamestnancov (ak ich máte) a zamestnancov informujte. Do informácie doplňte:
Od [DOPLNIŤ: dátum] na prevádzke [DOPLNIŤ: názov prevádzky] robíme pri odovzdaní zmeny na pozícii [DOPLNIŤ: pozícia, napríklad Bar] kontrolu vybraných položiek skladu ([DOPLNIŤ: napríklad liehoviny a cigarety]).Kto zmenu končí, spočíta ich v aplikácii; kto zmenu preberá, počty potvrdí, alebo napíše, s čím nesúhlasí. Ukladá sa spočítané množstvo, čas, meno toho, kto počítal, potvrdil alebo nesúhlasil, a poznámky. Pri každom období medzi dvoma kontrolami aplikácia ukazuje spotrebu položiek a to, kto bol vtedy na zmene podľa rozpisu a dochádzky, s minútami. Spotreba zahŕňa predaj, použitie aj odpad a sama osebe o nikom nič nehovorí. Aplikácia spotrebu podľa ľudí nesčítava, ľudí neporovnáva a nerobí zrážky zo mzdy. Obdobia, spotrebu a mená vidí len vedúci a majiteľ; vy vidíte svoju kontrolu a počty, ktoré preberáte. Záznamy uchovávame rovnako dlho ako evidenciu dochádzky: [DOPLNIŤ: lehota]. Kontrola platí na dobu [DOPLNIŤ: neurčitú / do …]. [DOPLNIŤ: Prerokované so zástupcami zamestnancov dňa …, alebo vetu vymažte, ak zástupcov nemáte]
Ak so zamestnancami máte dohodu o hmotnej zodpovednosti, kontrola pri odovzdaní ju nenahrádza a nie je inventúrou podľa nej. Viac vo vzore dohody o hmotnej zodpovednosti.
5. Doplnok pri evidencii dokladov a školení
Ak zapnete doplnok Doklady a školenia, evidujete pri zamestnancoch dátumy platnosti ich školení a dokladov. Nejde o kontrolný mechanizmus podľa § 13 ods. 4 Zákonníka práce: nič sa nesleduje, zapisujete len dátum z papiera. Zamestnanci však majú vedieť, aké údaje o nich vediete (čl. 13 GDPR). Do informácie doplňte:
Od [DOPLNIŤ: dátum] pri každom zamestnancovi evidujeme druh školenia alebo dokladu (napríklad školenie BOZP, ochrana pred požiarmi, lekárska preventívna prehliadka, hygienické minimum, povolenie na pobyt alebo zamestnanie) a dátum, do ktorého platí. Sken, fotografiu ani číslo dokladu neukladáme. Pri lekárskej prehliadke evidujeme len dátum, nie výsledok. Údaje používame na to, aby sme školenie zopakovali včas a nezaradili vás do zmeny, na ktorú vám doklad už neplatí. Vidí ich vedenie prevádzky a vy ich vidíte vo svojom profile v aplikácii. Záznamy uchovávame počas trvania pracovného pomeru a potom [DOPLNIŤ: lehota].
6. Doplnok pri prepitnom
Ak zapnete doplnok Prepitné, evidujete pri zamestnancoch ich podiel na prepitnom a hodiny, z ktorých sa vypočítal. Do informácie doplňte:
Prepitné na prevádzke [DOPLNIŤ: názov prevádzky] delíme podľa zverejnených pravidiel. Evidujeme sumy prepitného za deň, váš podiel, hodiny, z ktorých sa podiel vypočítal, a ručné úpravy podielu s dôvodom. Svoj podiel vidíte v aplikácii, sumy kolegov nie. Údaje slúžia len na rozdelenie prepitného a ako podklad pre mzdy.
7. Doplnok pri asistentovi vo WhatsAppe
Ak zapnete doplnok Asistent vo WhatsAppe, môžu si zamestnanci pripojiť svoje telefónne číslo a cez WhatsApp sa pýtať na svoje zmeny alebo posielať žiadosti. Ich správy a údaje z rozpisu vtedy spracúvajú Kapso, Meta a poskytovateľ jazykového modelu; tých ste pri zapnutí potvrdili a sú uvedení na taktovka.com/sprostredkovatelia. Používanie asistenta nesmie byť pre zamestnancov povinné. Do informácie doplňte:
Ak chcete, môžete si v profile pripojiť svoje telefónne číslo k asistentovi vo WhatsAppe a pýtať sa na svoje zmeny alebo posielať žiadosti o voľno a dostupnosť. Je to dobrovoľné: to isté urobíte aj v aplikácii a nič sa nestane, ak asistenta nepoužijete. Keď si číslo pripojíte, vaše správy a údaje z rozpisu, ktoré asistent potrebuje na odpoveď, spracúvajú Kapso, Inc. (USA), WhatsApp od Meta Platforms Ireland Limited (Írsko a USA) a Google ako poskytovateľ jazykového modelu (USA). Číslo a rozhovory spracúva Taktovka na základe vášho súhlasu, ktorý kedykoľvek odvoláte odpojením čísla v profile. Svoje správy vo WhatsAppe zamestnávateľ nevidí. Vidí len to, čo cez asistenta zapíšete, napríklad žiadosť o voľno. Ak sa vedúci alebo vlastník pýta asistenta na rozpis tímu, spracúvajú ho títo poskytovatelia aj vtedy, keď si číslo nepripojíte: ide o vaše meno, pozíciu a zmeny. Do správ nepíšte diagnózy ani iné údaje o zdraví.
8. Zamestnávatelia v Česku
Pre český pracovný pomer vzor upravte takto:
- Rozvrh pracovní doby — § 81 a 84 zákoníku práce; evidence pracovní doby — § 96.
- Mladiství — § 79a, § 245 a § 246 odst. 5; dátum narodenia sa eviduje v zozname mladistvých.
- Pri dochádzke a pri kontrole pri odovzdaní zmeny informujte zamestnancov priamo o rozsahu a spôsobe kontroly podľa § 316 odst. 3.
- Pri evidencii dokladov a školení informujte zamestnancov podľa čl. 13 GDPR; školenie o BOZP je povinnosťou zamestnávateľa podľa § 103 odst. 2 zákoníku práce.
- Dozorným orgánom je Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.